電子文件不等於列印減少

那福忠，知名電子出版專家、網路作家。

	電子文件不等於列印減少
	那福忠 July 12, 2006
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文件電子化，相互傳遞閱讀，直覺上可以不再列印、郵寄，省下不少列印與郵寄的費用與時間。但施行了這麼些年，所節省的列印，非常有限，遠不如當初大家所預期。美國伊利諾大學資訊管理研究中心與電子文件系統基金會 EDSF (Electronic Documentation Systems Foundation)，最近發表了 2006 年文件傳播趨勢調查報告，說有 70% 以上採用電子文件的機構，僅微量減少文件的列印，或是並沒有未減少文件的列印，甚至有 8% 的機構，使用電子文件以後，文件的列印不減反增。

這份調查報告，是從各個相關協會的廠商與用戶會員名單，徵求自願參加調查的大型企業，然後從 411 家機構再篩選 280 家有代表性的「買方」，作調查對象，把相關的文件系統「賣方」全部排除，以免偏差。問卷設計成電子文件對文件列印的直接影響，排除其他影響列印數量的因素，諸如客戶的增減。這 280 家調查對象，包括金融、製造、政府、教育各領域的機構。調查結果如下：

39% 的列印數量微幅減少了 10% 以下
34% 的列印數量與以前相同
11% 的列印數量約減少了 10 - 30%
4% 的列印數量約減少了 30 - 45%
4% 的列印數量約減少了 60 - 80%
0% 的列印數量減少了 80% 以上
8% 的列印數量反而增加

這項調查統計結果，可以作多種不同的解譯，但較為邏輯的解譯，是調查對象對減少列印的誤解。許多企業採用電子文件，都做了錯誤的假設，以為份文件只要在電腦畫面顯示，相對的就可以不再列印這份文件。但一旦施行起來，夾雜著許多別的因素，原本認為可以大幅度減低列印的文件，最後不列印的文件數量微乎其微。上線以後加入的人數不夠、上線之後同時也允許列印、為了資料安全列印存檔、法規需要某些文件列印等等，都是原因。

調查報告列出十二種阻礙電子文件發展的原因，依序排名為：

1. 資料安全顧慮
2. 資料隱私顧慮
3. 法規需求列印
4. 顧客尚未準備好接受電子文件
5. 需花耗成本整合電子文件與目前的資訊系統
6. 來自各方的壓力需同時管理、維持紙本文件與電子文件
7. 電子文件與目前技術結構不相容
8. 電子文件與企業文化不相容
9. 電子文件成本不符預期效益
10. 企業理念不贊同電子溝通
11. 主要股東不支持電子文件
12. 資金卡在企業內部的列印功能

彩色列印，也是今年調查的重要項目，彩色列印不但比例增加，而且用途的領域，也從原來市場行銷相關的資料，擴展到例行的異動文件，像是各種帳單、信函、通知、財務報表。主要原因是彩色列印的成本逐年下降，以及彩色文件較單色能提升效用，獲得市場的確認。2005 年的調查報告，列印 10% 以上彩色文件的機構有 19%， 2006 的報告提升到 31%，而不用彩色列印的機構，也較 2005 年減少。以下是兩年報告的比較：

彩色列印量在 1% 以下 --- 31.07%(2006) 47.83%(2005)
彩色列印量在 2 - 5% --- 23.93%(2006) 18.21%(2005)
彩色列印量在 6 - 10% --- 13.57%(2006) 14.95%(2005)
彩色列印量在 11 - 25% --- 14.64%(2006) 8.15%(2005)
彩色列印量在 25%以上 --- 16.80%(2006) 10.87%(2005)

報告的結論說，電子化的傳播仍繼續快速成長，儘管電子文件藉網路傳遞，讓我們便利閱讀，但不表示可以直接轉換成列印的減少。以 2006 年為例，紙張文件佔 99%、不需列印的電子文件僅佔 1%；到了 2010 年，電子文件增加一倍以上，但其中不需列印的僅增加到 15%，使印文件相對減少到 85%。

所以，電子文件與減少列印，不是一對一的增減替換。